rfq что это такое
Успешный стартап: преимущества отправки RFQ поставщикам
Лучший способ сэкономить время на поиске поставщиков.
Возможно это не самая развлекательная тема для чтения, но если Ваш бизнес так или иначе связан с закупками товаров из Китая или из других стран, данный материал будет очень полезен.
Здесь я расскажу что такое RFQ, какую информацию он в себя включает, а главное почему это на самом деле важно при поиске поставщиков как внутри нашей страны, так и за ее пределами.
Процесс закупки в глобальном масштабе происходит буквально миллионы раз в секунду. Все больше этот процесс переходит в онлайн формат, где любую вещь можно купить с помощью одного лишь клика. В связи с этим наши навыки взаимодействия с продавцом в процессе выбора товара постепенно ослабевают. Когда мы идем в магазин или на рынок, мы выбираем предмет, трогаем его, смотрим на то как он сделан. Все это мы проделываем, чтобы убедиться, что размеры функционал и качество самого продукта полностью соответствует нашим требованиям.
Совершая все эти манипуляции мы даже не задумываемся над тем, что конкретно происходит в данный момент. Мы неосознанно анализируем товар и его свойства, сравниваем с аналогичными изделиями, делаем свой выбор.
Достаточно ли хорош данный продукт по качеству или соответствует ли функционал моим требованиям?
Однако, мы подошли к тому времени, когда физические магазины уходят на второй план и мы все меньше времени проводим в магазинах выбирая между двумя сортами яблок, держа их в руках. Вместо этого мы смотрим на экран наших телефонов, планшетов, ноутбуков, сравнивая фотографии, стараясь представить подойдет ли этот цвет свитера к нашему лицу, или удачно ли встанет та полочка в прихожей около двери.
Нет глобальной разницы между поиском товаров для личного пользования и поиском зарубежных поставщиков для крупных международных сделок.
Запрос на коммерческое предложение содержит всю информацию о необходимом товаре в одном месте: материал из которого должен быть изготовлен продукт, размер, цвет, вес, срок к которому товар должен быть произведен и доставлен на склад клиента, все чертежи и фотографии аналогов (если таковые имеются), технические характеристики и другие данные, соответствующие требованиям.
Собрав всю информацию в один документ вы сможете скопировать ее столько раз, сколько будет необходимо. Это значит, что вы можете отправить его большему количеству производителей не затратив на это много времени.
Если эти инструкции достаточно подробны, то результат будет равносилен тому, что вы лично присутствуете в магазине сравниваете и выбираете товары.
Это и является искусством оптовых закупок в современном мире.
Несомненно поиск поставщиков с использованием RFQ неоценим и имеет огромное количество преимуществ:
1. Экономия времени при поиске поставщиков.
Вы приглашаете производителя предоставить коммерческое предложение, при этом избавляетесь от необходимости задавать каждому индивидуально одни и те же вопросы снова и снова. Вместо этого потенциальный партнер, самостоятельно ознакомившись с информацией, сообщит готов ли он к сотрудничеству или нет и сможет ли произвести товары в соответствии с вашими спецификациями, чертежами и цветами. В конечном итоге, вы в любом случае получаете результат: стоимость по которой товар может быть произведен, либо отказ от сотрудничества.
2. Форма ответа на RFQ.
Если вы адаптируете форму ответа к запросу на коммерческое предложение, Вы получите точные ответы в нужном формате. Это самая большая уловка, позволяющая сэкономить время. Когда в дополнение к RFQ вы так же отправляете форму ответа, вы предоставляете поставщику возможность ответить на все вопросы в удобном для вас формате. Если вы когда-либо сталкивались с поисками китайских поставщиков, то знаете, что первоначальная переписка может быть несколько запутанной, что в итоге вопросов становится больше чем было изначально.
3. Все чертежи в одном месте.
Если вы занимаетесь производством продукции, требующей прорисовки мельчайших деталей, а так же их размеров, вы знаете, что чертежи в данной ситуации имеют решающее значение; это окончательные инструкции, которые следует предоставить производителям для снижения вероятности ошибки при производстве. Чертежи устраняют языковые, культурные и физические границы, сводя путаницу к минимальному значению. И поскольку они находятся в едином пространстве, в едином удобном для чтения формате, на них легко ссылаться, и, что важно, поставщик сможет учитывать все малейшие детали при формировании коммерческого предложения.
4. Точная стоимость.
Если RFQ содержит достаточно подробностей, поставщики смогут предоставить наиболее точное коммерческое предложение. Чем больше у вас предложений, тем лучше будет представление об истинной стоимости продукта, который вы хотите в итоге получить. Подумайте об этом; Вы получаете 30 предложений на товар, все они в ценовом диапазоне от 10000 до 12000 рублей, а один из поставщиков дает 3000 рублей. Возникает вопрос: «почему же такая разница»?
Чем больше у вас предложений, тем больше информации; чем больше информации, тем более обоснованные решения Вы можете принять; чем больше предложений и информации, тем легче будут переговоры с выбранным поставщиком.
5. Минимизирует включение эмоций в процесс выбора поставщика.
Предвзятость-это один из недостатков при принятии деловых решений. При выборе поставщиков следует основывать свой выбор на полученных данных, максимально устранить влияния предвзятости при выборе. Вот где бумажные документы в вашем формате помогают устранить двусмысленность ситуации.
6. Упрощается процесс выбора.
В результате вы получаете ответы от производителя в удобном для вас формате, благодаря чему сравнивать цены и условия становится довольно просто. Так же легко, как сравнивать два сорта яблок в магазине около дома. Работая с RFQ становится проще понять поставщика и то как выстроены его внутренние рабочие процессы.
Подведем итоги. Является ли процедура работы с запросами на коммерческое предложение надежным способ получить качественного поставщика для своей продукции? Нет, так как при окончательном выборе необходимо так же принимать во внимание множество других важных факторов, о которых мы тоже обязательно поговорим. Но если у вас хорошо отлажен процесс работы с RFQ, это безусловно создаст отличную основу для получения лучшего продукта за ваши инвестиции.
Если Вам необходима помощь в создании RFQ или консультация по поиску товаров в Китае, проходите по ссылке в мой аккаунт на Linkedin и задавайте все интересующие вопросы.
Presales процесс в IT
Всем добрый день. Сегодня я хочу поднять достаточно слабо освещенную, но довольно значимую тему — «presale в IT». В статье я раскрою очень спорные и скользкие моменты предпродажной подготовки, которые стоит знать каждому руководителю:
1. Где в цикле сделки происходит presale?
2. Какие виды запросов от клиентов существуют на данном этапе продаж?
3. Когда стоит вводить в игру presales команду?
4. Роли и функции в presale: что обязательно стоит учесть?
5. Постоянный или временный отдел предпродажной подготовки?
6. Как отслеживать эффективность работы на presale-стадии?
И начну я с аналитики, которая вас точно заинтересует. По данным Harvard Business Review, компании, которые уделяют особое внимание предпродажным процедурам, достигают Win Rate (закрытий сделок) на уровне 40-50% при продаже новым клиентам, и 80-90% — при продаже уже действующим партнерам.
По моим наблюдениям, сегодня средний показатель Win Rate на рынке — 15-25%, в лучшем случае — 30%. Но всегда хочется выше, всегда хочется больше закрытий. И, как показывает анализ, это возможно. Давайте разберемся, с чего начать и как усилить предпродажную подготовку.
От того, в какой момент работать с запросами и потребностями клиентов, зависит ожидаемый эффект. Я предлагаю типовую очередность продаж в IT-сегменте, от которой стоит отталкиваться.
1. Поиск возможностей и привлечение лидов.
2. «Квалификация» лидов по различным, индивидуальным для компании критериям.
3. Генерирование предложения потенциальным клиентам.
5. Онбординг клиента.
6. Ведение клиента и получение регулярного дохода.
7. Поиск возможностей для получения дополнительной прибыли.
Непосредственно на 3 этапе и происходит захват клиента (RFх), а также работа с его запросами. И выполняет такую работу Account executive или Sales Development Representative, либо даже целый RFx отдел. О том, какие роли существуют в отделе продаж и его типовых структурах, я больше рассказываю в этом материале.
Но давайте разберемся, что же конкретно значит «работа с запросами»?
Идентификация запроса клиента – архиважная задача. Ведь от того, насколько верно вы уловите нужды клиента, зависит, насколько правильно вы сформулируете предложение.
RFx (Request for X) — запрос чего-то. И в IT выделяют 4 основных вида запросов:
1. RFI — запрос информации. Наиболее распространенный вид запроса в продажах, хотя и не все понимают, что это именно запрос. Обычно это потребность клиента в уточнении информации о вашей компании, о продуктах вашего бизнеса, исследованиях эффективности услуг, достижениях компании. В данном случае клиент пытается максимально понять, подходите ли вы ему в качестве поставщика. Геолокация, специализация, бэкграунд, аутсорс или аутстафф, продуктовая линейка, миссия и ценности компании — презентуйте себя.
2. RFP — запрос предложения. Самый популярный тип запроса. В данном случае клиент хочет получить конкретику по продукту и цене в отношении четкой задачи или потребности. Отчасти, это КП, которое можно дополнять портфолио, исследованиями или другими материалами по продукту. Чаще всего такие запросы отправляются продуктовым компаниям для сравнения «предмета» закрытия потребности.
3. RFQ — запрос коммерческого предложения. Это сокращенная версия RFP, которая включает информацию об общей стоимости проекта с детализацией по работам, которые будут выполнены в рамках проекта. В данном случае стоит подробно описывать перечень и порядок работ, а также уточнять, какие дополнительные услуги или действия нужно провести для выполнения проекта. Чаще всего отправляется сервисным компаниям, когда результат — понятен, а вот процедуры и сопутствующие бонусы в виде услуг — не очень.
4. RFB — запрос на участие в торгах/тендере. Редкий вид запросов, применяемый, обычно, крупными компаниями в случае отбора поставщиков услуг через тендерные процедуры. В данном случае нужно предложить не варианты решения проблемы клиента с помощью своих услуг, а точную стоимость работ, перечень которых запрашивает клиент.
К сожалению, на сегодня мало компаний разделяет виды запросов, предлагая, обычно, однотипные решения. Если же работа с запросами и происходит в IT-компаниях, то, чаще всего, на эмоциональном уровне, и, не редко, перебрасывается от специалиста к специалисту. Но если предпродажная подготовка имеет такой вес в win rate, возможно, стоит оптимизировать внутренние процессы?
Компании развиваются не по прямой линии, а гибридно, увеличиваясь в разные стороны и плоскости. Чтобы понять, что вот, уже сейчас стоит выводить presale в обособленную единицу компании, изучите несколько направлений:
· Win Rate — как уже упоминалось выше, хороший показатель — 20-30%, удовлетворительный — 15-25%. Процент ниже — звоночек, что стоит усилить работу над запросами клиентов.
· Конверсия (MQL>SQL) (SQL>WIN) — чем меньше клиентов вообще доходят до стадии принятия решения по продажам, тем меньшему количеству клиентов поступают такие предложения.
· Число взаимодействий с клиентом — чем меньше с клиентом общаются для выяснения потребностей, тем больше процесс генерирования предложения похож на угадывание.
· Удовлетворенность клиента — то, насколько услуга смогла удовлетворить клиента, определяет, были ли у него ложные ожидания, которые как раз и формируются во время работы с RFx.
Отсутствие presale в компании — это огромный комок упущенных возможностей. Но понять, стоит ли для него выделять отдельного сотрудника или целую команду, вы можете, лишь очертив ключевые функции и задачи, выполняемые на данном этапе.
RFx, будь-то команда или отдельный сотрудник, выступает связующим звеном между отделами разработки и продаж. Это одновременно и бизнес-эксперты, и технические консультанты. Если вы планируете собрать команду, укомплектуйте ее такими специалистами:
· Технический специалист (бывший разработчик, архитектор или другой специалист «изнутри» производства).
· Менеджер проектов (специалист, который умеет курировать производственные процессы шаг за шагом).
· Бизнес-аналитик (эксперт, который понимает специфику бизнес-процессов, желательно, в предметной области клиента).
Почему именно такой состав? На этапе предпродажной подготовки очень важно не просто правильно интерпретировать запрос клиента, но и выяснить его истинные потребности. Ведь, что часто бывает, если в решении задачи клиента на самом деле не требуется конкретная услуга либо продукт, в отсутствии результата будете виноваты именно вы. И, наоборот, выявление потребностей там, где, на первый взгляд, их нет, может принести вашей компании внушительное число продаж.
Разумеется, предпродажную подготовку может проводить не 3 специалиста, а 1 или хоть 10. Но именно такие навыки как аналитика, организованность, понимание технических аспектов продукта или услуги — must have в рresale-команде.
Если вы четко решили, что вам нужно отдать рresale на одного человека/отдел, определите, будет это постоянная работа или временная. Разумеется, тут играет роль ваша ниша, продуктовая ориентированность, габариты бизнеса, таргетинг. Дополнительно понять, что рентабельней, поможет следующий чек-лист:
1. Есть ли возможность постоянного финансирования специалиста/команды?
2. Существует ли инфраструктура в компании, куда можно вписывать специалиста/отдел?
3. Требуются долгосрочные выгоды или закрытие сделок «здесь и сейчас»?
4. Есть ли возможность выделить ресурсы на построение рresale с нуля или нужна уже готовая команда?
5. Планируется ли масштабирование рresale с развитием компании или процессы будут идти по конвейеру постоянно?
6. Есть ли конкретная цель внедрения рresale с понятными, измеримыми показателями или требуется что-то протестировать?
Тут вопрос, который, уверен, заинтересовал каждого — как платить специалисту/команде? — Так же, как и менеджеру по продажам. Ведь от рresale зависит 50% успеха сделки. Лично я считаю оптимальной оплату «ставка + процент», аналогичную и оплате сейлзу. С вопросом оплаты привлеченной команде все понятно — столько, сколько с вас потребуют.
Кстати, о метриках. Если вы все-таки готовы по всем пунктам выделять полный отдел или присваивать обязанности конкретному сотруднику, вам нужно понимать, как оценивать результаты.
Обзор запросов предложений (RFQ)
Dynamics 365 for Finance and Operations стало специализированным приложением, с помощью которого вы можете управлять определенными бизнес-функциями. Дополнительные сведения об этих изменениях см. в разделе Руководство по лицензированию Dynamics 365.
В этом разделе содержится обзор запросов предложений (RFQ). Организации выпускают запросы предложения, когда они хотят получить конкурентные предложения от нескольких поставщиков на номенклатуры или услуги, которые требуется приобрести. В запросе предложения поставщики запрашиваются на предмет цен и времени поставки для указанного количества номенклатур. Кроме того, можно запросить, чтобы поставщики указали наличие каких-либо дополнительных расходов, таких как затраты на отгрузку, или скидок для крупных заказов или за раннюю оплату по накладной поставщика.
Процесс запроса предложений состоит из следующих задач.
На следующем рисунке показан обзор процесса обработки запроса предложения.
Вы можете создать обращение запроса предложений из запланированных заказов, из заявки на закупку или путем ручного ввода. Обращения по запросу предложения является базовым документом, который используется для выдачи запроса предложения для каждого поставщика.
После подготовки обращения по запросу предложений и добавления поставщиков выберите Отправить (Отправить и опубликовать для государственного сектора) для обращения запроса предложений. Для каждого поставщика, которому был отправлен запрос предложения, создается журнал запросов предложений. Вы можете настроить параметры печати для действия «Отправить», чтобы оно печатало отчет для каждого поставщика в архив или отправляло отчет на адрес электронной почты каждого поставщика. Кроме того, журнал запроса предложений для каждого поставщика можно использовать для того, чтобы создать отчет, который можно отправить или заново отправить поставщику позже. Вы можете также настроить действие «Отправить», чтобы оно создавало лист ответа, который поставщик может заполнить.
В этом разделе описывается процесс обработки запросов предложений, когда не используется система совместной работы с поставщиками. Если ваша система настроена для совместной работы с поставщиками, поставщики могут вводить предложения непосредственно в Supply Chain Management. Дополнительные сведения см. в разделах Совместная работа с клиентами и Совместная работа с внешними поставщиками.
Если после отправки необходимо изменить запрос предложения, можно повторно отправить запрос предложения поставщикам после завершения с помощью двух действий изменения: создание и завершение.
Когда вы получаете предложения по электронной почте, вы можете обрабатывать эти предложения на странице Запросы предложений.
Если от поставщика требуется вторая итерация ответа, выберите Возврат на странице Запрос предложения. Действие «Возврат» создает новый журнал и отчет, который будут напечатан, помещен в архив, и отправлен согласно вашим установкам печати.
Если вы добавили в обращение по запросу предложений критерий оценки, то запрос предложений будет иметь панель оценки, где вы можете ввести оценки. Итоговые оценки будут появляться на запросе предложений и при сравнении ответов на странице Сравнить ответы. На странице Сравнить ответы также можно сравнить другие данные ответа, такие как цена строки, дата поставки и общая цена.
После выбора предложения или числа строк в предложении можно принять все или некоторые строки и отклонить остальные. Создаются журналы принятия, журналы отклонения и соответствующие отчеты, которые будут напечатаны, помещены в архив и отправлены согласно вашим установкам печати. Когда вы принимаете заявку или определенные строки в заявке, создается договор на покупку или заказ на покупку, или обновляется заявка на закупку, в зависимости от типа покупки по запросу предложений. Вы можете создать торговое соглашение, которое можно использовать позже для любых ответов, независимо от того, приняты они или отклонены.
Обращение запрос предложений имеет два статуса: самый низкий и самый высокий; статус можно просмотреть на странице списка для Все запросы предложений. Самый низкий статус — наименее продвинутый этап любой строки в обращении запроса предложения, а наивысший статус — наиболее продвинутый этап любой строки обращения запроса предложения. Например, предположим, что обращение по запросу предложений с тремя строками отправляется двум поставщикам, поэтому существуют два запроса предложений с тремя строками каждый. Все строки находятся в состоянии Отправлено. Теперь вводится предложение от одного из поставщиков, и строки запроса предложений получают статус Получено. Это означает, что из трех строк обращения запроса предложения все они имеют состояние Отправлено для одного запроса предложений и Получено для другого запроса предложений. Самый низкий статус будет тогда Отправлено, а наивысший статус — Получено.
Эти статусы будут описаны более подробно ниже в этом разделе.
Настройка функций запроса предложения
Прежде чем можно будет создавать обращение по запросу предложений, необходимо настроить данные по запросу предложений на странице Параметры модуля «Закупки и источники». Когда вы создаете обращение по запросу предложений, вы можете указать значения по умолчанию, копируемые в запрос предложения. Вы можете указывать следующие значения по умолчанию:
Вы можете переопределить эти значения для конкретного обращения по запросу предложения.
Вы должны также настроить процесс изменения. Как часть этой конфигурации, вы можете включить блокировку полей. Когда включена блокировка полей, специалисту по закупкам, который хочет изменить запрос предложений, должен сперва выбрать Создать в разделе Изменение на вкладке Предложение обращения по запросу предложений. Затем, после того как обращение запроса предложений было уточнено с поправкой, специалист по закупкам должен завершить процесс, выбрав Завершить. Действие «Завершить» создает сообщение электронной почты, которое сообщает поставщикам об измененном запросе предложения.
На странице Параметры модуля «Закупки и источники» вы выбираете шаблон для уведомления электронной почты, которое отправляется поставщикам. Когда шаблон создан в Шаблоны сообщений эл. почты, он может содержать следующие токены замены:
Токены %Причина возврата заявки% и %Причина изменения% заменяются текстом, который специалист по закупкам может ввести при выполнении изменения в мастере Изменение. Значения для токенов %Исправление составлено:% и %Company% автоматически берутся из запроса предложения. Токен %Date% заменяется текущей датой.
Если необходимо отменить запрос предложений после его отправки, это можно сделать из обращения по запросу предложений. Для отмены шаблон электронной почты должен отправить уведомление об отмене контактным лицам поставщика. Шаблон должен быть выбран на странице Параметры модуля «Закупки и источники». Когда шаблон создан, он может содержать следующие токены замены:
Токен %Причина отмены% заменяется на текст, который специалист по закупкам может ввести в мастере Отмена. Токен %Date% заменяется текущей датой.
Если вы хотите использовать коды причины в предложении, чтобы показать, почему была отклонена или принята заявка, вы должны настроить коды причин на странице Основания для проводок по поставщикам.
На странице Настройка форм в модуле «Закупки и источники» можно настроить внешний вид ваших напечатанных или сохраненных документов запросов предложений.
Для конфигурации государственного сектора необходимо использовать процесс корректировки для внесения изменений в запрос предложения, который уже был отправлен. При отправке запроса предложения поля блокируются. Таким образом, чтобы внести изменения в запрос предложения, необходимо выбрать Создать для запуска процесса изменения, как описано выше. Поведение блокировки определяется параметром Блокировать запросы предложений при их отправке на странице Параметры модуля «Закупки и источники». По умолчанию этот параметр имеет значение Да, и для конфигурации государственного сектора значение по умолчанию невозможно изменить. Таким образом, хотя процесс изменения может обрабатываться вручную в конфигурациях, не связанных с государственным сектором, он должен использоваться для конфигурации государственного сектора.
При создании обращения запроса предложений с типом «Заказ на покупку» и добавлении складируемой номенклатуры в запрос предложений также создается проводка по запасам, имеющая статус Принятие предложения. Только строки обращения запроса предложения, которые имеют этот статус, учитываются при использовании сводного плана для расчета поставок. Если вы хотите, чтобы сводный план включал строки обращения запроса предложений в качестве предполагаемого прихода, вы должно настроить это поведение в настройках сводного планирования.
Менеджер по закупкам или агент могут создавать и изменять типы обращений для удовлетворения требований к закупкам в организации. Каждый тип запроса можно связать с методом оценки. Методы оценки состоят из комплекта критериев, которые можно использовать при оценке заявок. Вы должны настроить типы обращений, методы оценки и критерии оценки на страницах Тип обращения и Метод оценки.
Выбор полей по умолчанию для включения в формы ответа на запрос предложения поставщика
Можно указать конкретные типы сведений, которые необходимо получать от поставщиков, когда они отвечают (отправляют предложение) на запрос предложения. Поля, которые помечены как значения по умолчанию, включаются в интерактивную форму, предоставляемую для сотрудничества с поставщиками. Для задания этих параметров:
При необходимости эти настройки можно переопределить для отдельных случаев запроса предложения.
Создание и отправка запроса предложения
Создайте обращение запроса предложений, выберите поставщиков, которые должны отправить предложение на обращение запроса предложений, а затем отправьте запрос предложений этим поставщикам. Вы можете использовать параметры печати для того, чтобы направить отчет о запросе предложений и отчеты о листах ответов в требуемое место назначения.
Обращение запроса предложений можно создать вручную для типа покупки Заказ на покупку или Договор покупки.
Если обращение запроса предложений имеет тип Заказ на покупку, наблюдается следующее поведение, которое отличается от других типов обращений запроса предложений:
Если обращение запроса предложений имеет тип Договор покупки, наблюдается следующее поведение, которое отличается от других обращений запроса предложений:
Если обращение запроса предложения создан из заявки на покупку, автоматически назначается тип Заявка на закупку. Вы не можете вручную создать обращение запроса предложения типа Заявка на покупку.
Вы можете создать обращение запроса предложения из заявки на покупку только если заявка на покупку имеет статус На рассмотрении и вам назначено выполнение следующей задачи из workflow-процесса. Строки в заявке на покупку автоматически обновляются по мере того как вы принимаете строки из заявок (ответов на запрос предложений), полученных от поставщиков. Невозможно завершить, отклонить, утвердить или выполнить любые другие действие с заявкой на покупку, пока строка заявки не будет обновлена с принятой строкой запроса предложений или обращение запроса предложений не будет отменена.
Когда вы создаете обращение запроса предложения, вы можете выбрать тип обращения. Тип обращения определяет набор критериев оценки, который используется для оценки ответов на запрос предложений в обращении запроса предложений.
Вы можете добавить анкету к обращению по запросу предложения. Эта анкета затем появляется во всех ответах на запрос предложений после отправки запроса предложения. Заполнение анкеты является обязательной задачей перед отправкой предложения.
Хотя предусмотрены значения по умолчанию, можно изменять параметры Поля запроса предложения, включенные в формы ответа на запросы предложения поставщика для каждого конкретного случая запроса предложения. Для этого создайте или откройте случай запроса предложения. Затем на панели действий откройте вкладку Предложение и в разделе Ответы выберите Установить значения по умолчанию для ответов на запрос предложения. Откроется диалоговое окно Поля ответа на запрос предложения по умолчанию, которое работает так же, как и при настройке значений по умолчанию для форм ответа на запрос предложения поставщика, за исключением того, что изменения здесь будут влиять только на текущий случай запроса предложения. Сведения о порядке включении этой функции и ее работе см. в разделе Выбор полей по умолчанию для включения в формы ответа на запрос предложения поставщика.
Существует три способа выбора поставщиков для добавления в обращение по запросу предложений:
Когда обращение по запросу предложений готово, выберите Отправить. Действие «Отправить» создает журналы и отчеты, которые будут напечатаны, помещены в архив и отправлены согласно вашим параметрам печати.
Если вы установили для параметров Использовать поставщика для пересчета цен и Использовать сведения о номенклатуре конкретного поставщика значение Да на странице Отправка запроса предложения при отправке запроса предложений поставщику, некоторая относящаяся к конкретному поставщику информация вводится автоматически в запрос предложений для этого поставщика.
Корректировка обращения запроса предложения
Иногда требуется изменить обращение запроса предложения после его отправки. Может потребоваться изменить обращение запроса предложений, если, например, изменились даты поставки или требуются дополнительные продукты либо другие количества продуктов. Вы можете настроить процесс корректировки таким образом, что он был более ограничивающим или менее ограничивающим.
Если процесс корректировки настроен таким образом, чтобы он был более строгим, перед изменением полей уже отправленного обращения запроса предложения необходимо выбрать Создать в обращении запроса предложения, чтобы начать изменение. Завершив внесение изменений, вы должны выбрать Завершить. После этого по подсказкам вы добавляете информацию для электронного письма, которое отправляется для уведомления поставщиков о корректировке. Обновленный отчет о запросе предложения, который включает примечание по корректировке, автоматически прикладывается к сообщению электронной почты.
Если вы настроили менее ограничивающий процесс корректировки, то вы не должны выбирать Создать, прежде чем вы сможете изменять поля в обращении по запросу предложения, который уже был послан. Однако вы должны вручную добавить примечание корректировки в запрос предложения и снова отправить обращение. Имейте в виду, что такой подход может использоваться только в том случае, если ни один из ответов (предложений) не был изменен. Если вы ввели ответ, и он находится в состоянии Получено, кнопка Отправка недоступна. В этом случае необходимо выбрать Создать, затем Завершить, как это необходимо делать в более строгом процессе. Затем ответ сбрасывается для отражения изменений в обращении по запросу предложения.
Если поставщики используют интерфейс совместной работы с поставщиками для ввода предложений, необходимо всегда использовать процесс корректировки с целью информирования поставщиков об изменениях в обращении запроса предложения. Этот процесс помогает предотвратить ситуации, когда поставщики выставляют предложения по устаревшему обращению с запросом предложения во время выполнения обработки предложений. Дополнительные сведения о новой функции совместной работы с поставщиками см. в разделе Совместная работа с поставщиками для работы с внешними поставщиками.
Если вы хотите пригласить дополнительных поставщиков для подачи предложений, и в обращении по запросу предложений нет изменений, можно использовать кнопку Отправить. Добавленные поставщики будут отображаться на странице Отправить и получат приглашение по электронной почте.
Получение и регистрация ответов на запрос предложения
При отправке запроса предложения автоматически создается лист ответа. По мере получения предложений на запрос предложений необходимо ввести их на странице Запрос предложения, щелкнув действие Изменить ответ на запрос предложения. Это позволит вам вводить данные предложения в специальной форме предложения. Сначала Ход выполнения ответа будет иметь значение Не начато. При нажатии кнопки Изменить ответ на запрос предложения статусом выполнения является Покупатель выполняет обновление до отправки предложения. Щелкните Отправить после ввода информации о предложении. Состояние хода выполнения ответа изменится на Отправлено покупателем. Аналогичным образом, при включенной совместной работе с поставщиками Ход выполнения ответа будет выполнен по мере работы поставщика с предложением. Статус затем изменяется с Поставщик выполняет обновление на Отправлено поставщиком. При отправке предложения журнал создается как Получено. Ответ (предложение) должен быть отправлен чтобы быть зарегистрирован как полученный, и только после этого он может быть далее обработан как принятый или отклоненный.
Если необходимо обновить предложение, вы должны пройти через тот же процесс, что и указанный выше, и повторить отправку.
Обратите внимание, это изменение формы Запрос предложения разрешено только для сведений, относящихся к обработке предложения, а не для ввода предложения. Чтобы ввести или изменить предложение, щелкните Изменить ответ на запрос предложения.
При вводе информации предложения, если обращение запроса предложения допускает альтернативные строки, можно добавить альтернативные строки для строк, в которых указана только категория закупаемой продукции, но не указана номенклатура из каталога. Щелкните Добавить альтернативу для добавления альтернативных строк.
Если вы ввели ответ, но требуется новое предложение от поставщика, можно вернуть запрос предложения. Создается новый журнал и отчет, которые можно отправить поставщику.
Вы можете посмотреть сводку всех запросов предложений и их статусы: Отправлено, Получено, Принято, Отклонено, Отменено, Отклонено на странице Обработка результатов по запросу предложения.
Прием и отклонение предложений, а также перенос принятых предложений в документы следующий этапов
После определения лучшего предложения, например предложения с лучшей итоговой ценой, это предложение принимается. Можно принять некоторые строки в предложении и отклонить другие. Вы можете также принять строки от различных поставщиков. Помните, что если вы принимаете некоторые строки, вам будет предложено отклонить все другие строки. Поэтому если вы хотите принять другие строки, вы должны выбрать Отменить, когда получаете подсказку. Статус ответа на запрос предложения для каждого поставщика, в котором вы принимаете предложение или строки, обновляется до Принято.
Если во время подготовки заказа на покупку или договора покупки необходимо добавить дополнительную строку в запрос предложения, это можно сделать, щелкнув Добавить строку на сетки строк страницы Запрос предложения. Можно только просматривать и редактировать эту строку на странице Запрос предложения. Она будет отображаться на странице предложения, когда оно будет принято.
Когда вы принимаете предложение или одну и более строк предложения, автоматически создается заказ на покупку или договор покупки. Затем можно отклонить предложения всех других поставщиков.
В ответ можно добавить код причины, чтобы объяснить, почему вы приняли или отклонили предложение.
После одобрения предложения типа Заявка на покупку строки заявки на покупку будут обновлены следующей информацией, которая отражает сведения из принятого предложения:
В следующей таблице показано, как изменяется статус запроса предложения при принятии и отклонении предложений от поставщиков.
Статусы — самый высокий и самый низкий
На вкладке «Поставщик» обращения запроса предложения можно просмотреть строки с наивысшим и самым низким статусом для конкретного поставщика. Когда поставщик добавляется и строки еще не были отправлены, как самый низкий, так и самый высокий статус имеют значение Создано. При отправке запроса предложения поставщику со всеми строками статус этих двух строк будет Отправлено. Если некоторые строки в предложении от поставщика принимаются, а другие отклоняются, отклоненные строки будет иметь самый низкий статус Отклонено, а одобренные строки получат самый высокий статус Принято.
В строках обращения запроса предложения можно видеть наивысший и самый низкий статус по строкам для всех поставщиков. Если вы отправили строку всем поставщикам в обращении запроса предложения, и ни один из них еще не ответил, то самый низкий и самый высокий статус будут Отправлено. Когда хотя бы один поставщик отвечает, самый высокий статус изменится на Получено. Если добавить нового поставщика в обращение, самый низкий статус изменится на Создано